Электронный документооборот - Выход на новый уровень!

Перевод документооборота на электронные рельсы достаточно давно показывает свою эффективность. В первой части статей, посвященной системе электронного документооборота (далее СЭД) WSS Docs, я хотел бы подробнее рассказать, в чем же эта эффективность и на каких критериях стоит акцентировать внимание при выборе СЭД.
Экономия

Наверняка все знают, что самым важным ресурсом для любой компании является кадровый. СЭД позволяет сотрудникам меньше вовлекаться в бумажную волокиту, что напрямую влияет на рабочее время. Если добавить к этому контроль исполнительской дисциплины, то счастливы все. Сотрудники исполняют свои обязанности качественней, больше успевают, меньше нервничают по пустякам и саморазвиваются. Компания увеличивает прибыль и гордится атмосферой в команде.

По нашим подсчетам, после внедрения СЭД в компаниях минимум на 40% уменьшается время, требуемое на обработку документов. Согласование, утверждение, наложение резолюции, подписание, исполнение – все происходит значительно быстрее.

Что касается материальных ресурсов, то и с ними все становится намного лучше. В организации меньше расходуется бумаги, меньше требуется расходных материалов для печати документов. Компания таким образом не только получает некоторую финансовую выгоду, но еще и заботится об окружающей среде. Уменьшение объема бумажных документов в свою очередь приводит к снижению расходов на хранение документов.

Резонно будет заметить, что внедрение любой СЭД, даже если эта внутренняя разработка компании (не забываем о заработной плате) – совсем не бесплатное удовольствие. И где же экономия? По нашим расчетам СЭД окупается в среднем за 8-12 месяцев (даже с учетом технической поддержки), а дальше СЭД работает только на компанию.
По нашим подсчетам, после внедрения СЭД в компаниях минимум на 40% уменьшается время, требуемое на обработку документов.
Экономия

Наверняка все знают, что самым важным ресурсом для любой компании является кадровый. СЭД позволяет сотрудникам меньше вовлекаться в бумажную волокиту, что напрямую влияет на рабочее время. Если добавить к этому контроль исполнительской дисциплины, то счастливы все. Сотрудники исполняют свои обязанности качественней, больше успевают, меньше нервничают по пустякам и саморазвиваются. Компания увеличивает прибыль и гордится атмосферой в команде.

По нашим подсчетам, после внедрения СЭД в компаниях минимум на 40% уменьшается время, требуемое на обработку документов. Согласование, утверждение, наложение резолюции, подписание, исполнение – все происходит значительно быстрее.

Что касается материальных ресурсов, то и с ними все становится намного лучше. В организации меньше расходуется бумаги, меньше требуется расходных материалов для печати документов. Компания таким образом не только получает некоторую финансовую выгоду, но еще и заботится об окружающей среде. Уменьшение объема бумажных документов в свою очередь приводит к снижению расходов на хранение документов.

Резонно будет заметить, что внедрение любой СЭД, даже если эта внутренняя разработка компании (не забываем о заработной плате) – совсем не бесплатное удовольствие. И где же экономия? По нашим расчетам СЭД окупается в среднем за 8-12 месяцев (даже с учетом технической поддержки), а дальше СЭД работает только на компанию.
Внедрение системы существенно снизило время, ранее затрачиваемое на выполнение стандартных операций, связанных с ведением документооборота, а также позволило наладить процесс контроля за выполнением поставленных задач... (читать полностью)
Инара Джахангирова, Директор Секретариата
Сумгаитский Технологический Парк
Надежность и безопасность

Надо ли говорить, что потеря электронных документов, в отличии от бумажных, практически невозможна. Надо очень постараться, игнорировать резервное хранение данных, забыть о территориальном распределении центров обработки данных. В случае ограниченных возможностей, можно использовать бюджетный вариант и реализовать резервное хранение с помощью облачных сервисов.

При этом, сотрудники всегда имеют доступ к своим документам, им нет необходимости обращаться и теребить коллег, искать документы в неструктурированных бумажных архивах. Все наглядно и просто можно найти в своем интерфейсе СЭД.

Хочу акцентировать внимание, что доступны сотрудникам только документы, в которых они принимают участие, как согласующие или исполнители, например. Разграничение доступа и обеспечение безопасности хранения данных еще одно неоспоримое преимущество СЭД перед бумагой.
Для полной уверенности в защищенности информации можно использовать грифы секретности и шифрование документов.
В дополнение к разграничению доступа, для полной уверенности в защищенности информации можно использовать грифы секретности и шифрование документов. Шифрование полезно использовать еще и для защиты информации от администраторов системы.

Во время автоматизации процессов документооборота в систему закладываются принципы, правила и процедуры работы компании, что позволяет абстрагироваться от функциональных ролей и влияния на процесс конкретных сотрудников и исполнителей и рассматривать процессы целиком без частностей. Это удобно в случае расширения компании, открытия новых филиалов или региональных представительств, заложенные принципы будут прозрачно масштабироваться на новые структуры.
В дополнение к разграничению доступа, для полной уверенности в защищенности информации можно использовать грифы секретности и шифрование документов. Шифрование полезно использовать еще и для защиты информации от администраторов системы.

Во время автоматизации процессов документооборота в систему закладываются принципы, правила и процедуры работы компании, что позволяет абстрагироваться от функциональных ролей и влияния на процесс конкретных сотрудников и исполнителей и рассматривать процессы целиком без частностей. Это удобно в случае расширения компании, открытия новых филиалов или региональных представительств, заложенные принципы будут прозрачно масштабироваться на новые структуры.
Выгоды для бизнеса

Уникальность электронного документооборота как информационной системы в компании состоит в том, что в ней работают практически все сотрудники. Такое глобальное вовлечение вкупе с автоматизацией процессов гарантирует мизерное количество ошибок в работе с документами. Например, для создания заявки на отпуск сотруднику нужно будет просто выбрать правильный вид документа и заполнить несколько полей.

При этом, надо понимать, что, сотрудники различных структурных подразделений, так же, как и руководство получат инструмент, позволяющий решать узкоспециализированные задачи.

Руководители смогут быстро принимать решения (согласовывать, утверждать, накладывать резолюцию), находясь даже за пределами родного офиса, а в дальнейшем легко и просто контролировать исполнение своих решений не только с точки зрения времени исполнения, но и с точки зрения качества.
Сотрудники секретариата чуть ли не половину рабочего дня тратят на поиск различных документов и контроль исполнения резолюций. Благодаря СЭД поиск документов становится элементарно простым, и с этим легко могут справиться сотрудники на местах. С контролем исполнения все обстоит еще лучше, система сама будет напоминать исполнителям о необходимости исполнить документ. А если привязать KPI к исполнительской дисциплине, то просроченных задач не будет совсем, трудно встретить людей, которых бонусы не мотивируют на великие свершения.
Финансисты и бухгалтеры тоже получают выгоду, в первую очередь от получения документов своевременно и в полном объеме. Польза значительно увеличивается в случае интеграции с финансовыми системами компании. Дело в том, что СЭД позволяет обрабатывать неструктурированные данные, например, документы или поручения, а финансовые системы работают со структурированными данными. Интеграция в данном случае позволяет объединить и заставить взаимодействовать различные по содержанию информационные потоки.
Юристам будет легче контролировать сроки исполнения и продления договоров. Наглядное представление может позволять в едином окне видеть все юридические документы по контрагенту, договора и дополнительные соглашения.
Отчетность и контроль
Автоматизированный контроль соблюдения дедлайнов обеспечивает своевременное взаимодействие с контрагентами. А это очень важно, когда существуют регламентированные на законодательном уровне сроки обработки документов, например, обращения граждан должны быть обработаны в течении 5 дней.

Немаловажной для бизнеса деталью является расширенная отчетность по документообороту. Она может включать в себя журналы регистрации документов, ведущиеся автоматически, отчеты по исполнительской дисциплине, с глубокой многоуровневой проработкой по департаментам и сотрудникам.
Демо
Рустам Агаев
Технический директор
Ведущий консультант компании "Do IT" обладает опытом работы в отрасли ИТ более 15 лет, среди которых более 5 лет занимается внедрением систем электронного документооборота. Среди реализованных Рустамом проектов следует отметить проекты в Express Bank, Bank Silk Way, Сумгаитский Технологический Парк, AzerGold, SOCAR-Dalgidj и других компаниях.

© All Rights Reserved. Do IT.
e-mail: info@do-it.az