КАК ВЫБРАТЬ СЭД?
Если в компании наблюдаются проблемы с поиском документов, скоростью их обработки и исполнения, то внедрение электронного документооборота — это не дань моде на цифровую трансформацию, а острая необходимость.
На самом деле все описанные в статье "Электронный документооборот - выход на новый уровень!" преимущества системы электронного документооборота достаточно прозрачны и понятны. Если в компании наблюдаются проблемы с поиском документов, скоростью их обработки и исполнения, то внедрение электронного документооборота — это не дань моде на цифровую трансформацию, а острая необходимость.

После того как принято принципиальное решение о внедрении, в первую очередь, нужно сформировать основные требования к системе. Но это не самое сложное, головная боль начинается, когда понимаешь, что систем электронного документооборота на рынке достаточно много и все они обладают более-менее идентичными функциональными возможностями. А интеграторы-внедренцы готовы с легкостью реализовать любые ваши пожелания.
И какую же систему электронного документооборота выбрать?

Среди обязательных шагов следует отметить знакомство с демонстрационной версией системы, как во время презентации, так и после нее, запросив у интегратора тестовый доступ для себя и коллег. Полезным будет осуществить референциальный визит в компанию, где система успешно, по словам интегратора, функционирует. Важно, чтобы презентацию системы во время референциального визита делал сам владелец системы (заказчик).

Постараюсь рассказать, на что следует обращать внимание при выборе СЭД.
На самом деле все описанные в статье "Электронный документооборот - выход на новый уровень!" преимущества системы электронного документооборота достаточно прозрачны и понятны. Если в компании наблюдаются проблемы с поиском документов, скоростью их обработки и исполнения, то внедрение электронного документооборота — это не дань моде на цифровую трансформацию, а острая необходимость.

После того как принято принципиальное решение о внедрении, в первую очередь, нужно сформировать основные требования к системе. Но это не самое сложное, головная боль начинается, когда понимаешь, что систем электронного документооборота на рынке достаточно много и все они обладают более-менее идентичными функциональными возможностями. А интеграторы-внедренцы готовы с легкостью реализовать любые ваши пожелания.
И какую же систему электронного документооборота выбрать?
Среди обязательных шагов следует отметить знакомство с демонстрационной версией системы, как во время презентации, так и после нее, запросив у интегратора тестовый доступ для себя и коллег. Полезным будет осуществить референциальный визит в компанию, где система успешно, по словам интегратора, функционирует. Важно, чтобы презентацию системы во время референциального визита делал сам владелец системы (заказчик).

Постараюсь рассказать, на что следует обращать внимание при выборе СЭД.
Впечатление №1 - УДОБСТВО РАБОТЫ.

С любой системой должно быть удобно и понятно работать. Причем всем, а не только вам. Эргономичность во главе угла. Если разработчик заботится о своем клиенте, то это должно быть видно сразу. Первое впечатление — это не только различные декоративные навороты интерфейса, скорее даже наоборот.
Количество кликов до достижения цели
Например, можно поставить такую цель, любой документ должен быть найден за 2-3 клика в системе.
Единое окно
В системе должно быть минимум интерфейсов, например, один для просмотра списка всех документов, и второй для работы с конкретным документом. Причем в этих интерфейсах не должно быть дополнительных вкладок, ни для загрузки файлов, ни для просмотра действий по документу, ни для чего. Все что нужно должно находиться в одном окне.
Предварительный просмотр
Файлы документа должны быть доступны как минимум для чтения непосредственно в интерфейсе системы, опять же по одному клику. Дополнительное удовольствие для сотрудников – возможность обрабатывать документы в режиме предпросмотра.
Впечатление №2 - СКОРОСТЬ СИСТЕМЫ.

На самом деле, когда вам презентуют какую-либо систему проблем со скоростью ее работы, обычно не происходит. Все готовятся. Никто не будет показывать высоконагруженные рабочие системы. Лучше всего скорость работы системы можно будет прочувствовать вовремя референциального визита.
Любой документ должен быть найден и отображён системой в течении максимум 3 секунд. Попросите поискать «старые» документы, да еще и по содержанию файлов на азербайджанском языке. Обратите внимание на отклик системы и корректность результатов.
Документ должен двигаться по маршруту без временных задержек. Например, идеально, когда документ только отправили на согласование, а согласующий уже его согласовывает. Любые объяснения по задержкам в данном случае неприемлемы и являются отговорками. Даже, если вы загрузили 100 страничный документ и система создает объект для предпросмотра, пусть делает это в фоновом режиме.
Впечатление №3 - СИСТЕМА-КОНСТРУКТОР.

Важно, чтобы система была легко модифицируемой. Вы должны иметь возможность вносить правки в процессы и подсистемы самостоятельно без привлечения интегратора.
Логика системы должна позволять управлять ей не только специалистами отдела информационных технологий, но и владельцами процессов. На презентации попросите показать, как создается новый процесс. Опять же не принимайте никаких объяснений-отговорок. Вы ведь не хотите ждать неделю добавления дополнительного этапа согласования в процессе исходящих документов? Возможности интеграции с другими информационными системами следует тщательно проговорить, запросить у интегратора примеры осуществленных интеграций. Это следует сделать, даже если вы, кроме Microsoft Word, в ближайшем будущем никакими информационными системами пользоваться не собираетесь. Отклик продемонстрирует гибкость системы, опытность и возможности интегратора.
Впечатление №4 - ЗАВТРАШНИЙ ДЕНЬ.

Важно понимать, что любая информационная система, признанная автоматизировать процессы компании, также является живым организмом.
Наши требования меняются, процессы оптимизируются и СЭД должна соответствовать всем этим изменениям. Потому важно понимать, что система будет расти не только в количественном (по мере подключения к ней все большего количества сотрудников компании), но и в качественном смысле, обрастая новыми функциональными возможностями. Этот качественный рост может быть достигнут несколькими путями, но наиболее вероятный – постоянная работа разработчика над расширением функционала. Поинтересуйтесь у интегратора, какой система будет завтра, и как он видит развитие системы в конкретно вашей организации через год или два.
ПОСЛЕВКУСИЕ
Ни в коем случае нельзя забывать об интеграторе и производителе системы и навести справки о реализованных ими совместных проектах. Репутация команды, которая будет заниматься для вас внедрением СЭД, имеет огромное значение.
Если интегратор готов воплотить в жизнь любые ваши пожелания, даже самые странные, при этом не интересуясь их целесообразностью, стоит задуматься о дальнейшем с ним сотрудничестве. Анализ впечатлений от демонстраций и других активностей по системам электронного документооборота, в которых вы участвовали – это домашняя работа, которую нужно сделать на отлично. Именно в конечном итоге от него зависит результат – выбор СЭД, которая изменит ваш корпоративный мир к лучшему.
Демо
Рустам Агаев
Технический директор
Ведущий консультант компании "Do IT" обладает опытом работы в отрасли ИТ более 15 лет, среди которых более 5 лет занимается внедрением систем электронного документооборота. Среди реализованных Рустамом проектов следует отметить проекты в Express Bank, Bank Silk Way, Сумгаитский Технологический Парк, AzerGold, SOCAR-Dalgidj и других компаниях.

© All Rights Reserved. Do IT.
e-mail: info@do-it.az